【猶予期間を活用！】電子帳簿保存法対策（電子帳簿・スキャナ保存編）
目次
電子帳簿保存法は対応必須！？
2022年１月から適用開始された改正電子帳簿保存法の対応はきちんとされていますか。
「2年間の猶予期間があるから急がなくても大丈夫！」とお考えの方もいらっしゃるかもしれません。
電子帳簿保存法は「電子帳簿」・「スキャナ保存」・「電子データ取引」の３つに区分され、それぞれ保存要件が定められています。
| 制度 | 内容 | 改正後の対応 |
| ①電子帳簿保存 | 電子的に作成した帳簿や国税関係書類をデータのまま保存 | 任意 |
| ②スキャナ保存 | 紙で受領・作成した書類をスキャナ等で読み取り、画像データで保存 | 任意 |
| ③電子取引データ保存 | 電子的に受領した取引情報（領収書や請求書等）をデータで保存 |
必須 |
このうちの③電子取引データについては、改正によってほとんどの企業が対応しなければいけません。
ペーパーレス化が推進されるようになりデータでのやりとりが進んだことから、データでのやりとりを全くしていないという企業はほとんどないと考えられるためです。
具体的には、会計資料をデータで受け取った場合は、データ原本での保存が必須になり、その他にもいくつかの保存要件を満たす必要があります。
今回テーマとなるのが、電子帳簿とスキャナ保存の改正についてです。
電子取引データのように対応必須ではありませんが、電子帳簿保存法の改正を上手く活用すれば企業にとって大きなメリットがあります。電子帳簿とスキャナ保存の活用について詳しく解説していきます。
電子帳簿・スキャナ保存を利用するメリット
電子帳簿保存法の改正で何が変わる？
電子化適用の要件が多くあったことから、利用企業が極端に少ないという現状がありました。この現状を打破するために、改正法では電子化しやすいように要件が緩和されました。
①税務署への届け出が不要に！
これまでは導入を希望する3か月前までに、税務署へ申請書の届け出が必要でした。
しかし、改正後では電子帳簿保存法の要件を満たすことができ次第、導入することが可能になりました。
②タイムスタンプの要件緩和
従来は、タイムスタンプを受領から3日以内に付与しなければなりませんでした。
今回の改正により、最長２か月以内に延長されたことで、経理担当者も余裕をもって業務を行うことができるようになりました。
③適正事務処理要件の廃止
社内の不正防止のため、内部統制として社内規程を整える必要がありました。
また、そのチェックのために紙原本の保存が求めていました。
改正により、適正事務処理要件が廃止され、紙原本はスキャナ保存後に破棄することが可能になりました。
④検索要件の緩和
改正により、検索要件が取引年月日、金額、取引先のみになりました。
範囲指定や組み合わせて検索できるように設定する必要がありましたが、国税庁の求めに応じて電子データのダウンロードに応じる場合はこれらの設定も不要になりました。
電子帳簿保存法改正により生まれたメリット
電子化適用要件が緩和されたことにより、企業が電子化に踏み出しやすくなりました。
電子化することにより以下のようなメリットが生まれます。
|
・経理業務の負担軽減 ・テレワーク対応 ・印刷・保管コスト削減 |
電子帳簿の要件
実際に紙ではなく電子帳簿を保存する場合に、どのような準備が必要なのでしょうか。
【保存要件】
１．記録事項の訂正・削除を行った場合には、訂正・削除の内容を確認できる電子計算機処理システムを使用すること
２．通常の業務処理期間を経過した後に入力を行った場合には、それを確認できる電子計算機処理システムを使用すること
３．電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること
４．システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等を備え付けること
５．保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、
画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
※優良帳簿は１～５、その他帳簿と国税関係書類については４・５を満たす必要がある。
【検索要件】
１．取引年月日、取引金額、取引先により検索できること
２．日付又は金額の範囲指定により検索できること
３．二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること
※税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしていれば１のみ
電子帳簿導入の中で重要になるのが、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入です。
特に【保存要件】の1.2.3、【検索要件】の１を満たすか確認した上で、自社にあったシステムを選定しましょう。
スキャナ保存の要件
【スキャナに関する要件】
１．スキャナ、デジタルカメラ、スマートフォンなど、一定水準以上の解像度およびカラー画像による読み取りができるもの
２．解像度が200dpi相当以上であること
３.*重要度が高い書類は、赤・緑及び青の階調がそれぞれ256階調以上（24ビットカラー）であること
*重要度が低い書類は、白黒階調（いわゆるグレースケール）でも可
【システムに関する要件】
１．電子データごとにタイムスタンプを付与する
２．解像度、階調および国税関係書類のサイズに関する情報を保存する
ただし、＊重要度が低い書類はサイズに関する情報は不要（*書類の区分についてはこちら）
３. 国税関係書類の電子データを訂正、または削除した場合は、その事実および内容が確認可能
４. 国税関係書類を登録した人、またはその者を管理する人に関する情報が確認可能
５. 国税関係書類とそれに対応する帳簿との間で相互にその関連性を確認可能
６. 取引年月日、取引先、取引金額により検索できること
取引金額・日付又は金額の範囲を指定して検索
2以上の任意の項目を組み合わせて検索
※税務職員によるダウンロードの求めなどに応じる場合は、取引年月日その他の日付、取引金額のみ
【その他】
１．おおむね７営業日以内に電磁的記録に保存する。
ただし、最長で２か月+７営業日まで延長可
２．見読可能装置については、一定の要件を満たしたカラーディスプレイ及びカラープリンター並びに操作説明書を備え付ける
重要度が低い書類は、ディスプレイ・プリンタはカラーである必要なし
３．整然とした形式や4ポイント以上の大きさの文字を認識できる、速やかに検索し出力できる
４．スキャナ保存制度に対応したシステムの概要を記載した書類等を備え付ける
緩和されたとはいえ、スキャナ保存の要件はかなり多いため、全て網羅できるのか不安になられた方もいらっしゃるかもしれません。
そんなときは、電子帳簿保存法に対応したシステムとスキャナを使うと便利です。
スキャナー・システムを導入しよう
上記からわかるように、要件は多く全て対応することは難しいという印象を受けるかもしれませんが、以下から紹介する電子帳簿保存法に対応したスキャナーとシステムを使うことで、電子帳簿・スキャナ保存導入のハードルをぐっと下げることができます。
電子帳簿保存法に対応したスキャナー
電子帳簿保存法に対応したスキャナーは、保存要件の解像度・階調整・圧縮強度などの画質要件を満たしています。
面倒な操作をすることなく、一括で要件にあった読み取り設定に切り替えて正しく保存できるため、安心して使うことができます。
＜＜電子帳簿保存法に対応したスキャナー
電子帳簿保存法に対応したクラウドサービス
電子帳簿保存法に対応したクラウドサービスを利用すると、項目に沿って入力するだけで検索要件を満たすことができ、保存時にはタイムスタンプが付与されます。
そのため、検索要件を満たすようにExcelで入力し、かつタイムスタンプのシステムを導入するという、二重の手間を省くことができます。
猶予期間は2年！今からできる対策
これまで説明してきたように、電子帳簿保存法改正は企業にとってメリットもありますが、それを享受するにあたりいくつか準備が必要であることをお分かりいただけたのではないでしょうか。
これらの準備を全て自力でやるのは難しいという現状もあるかと思います。電子帳簿保存法の対策について、不安になられている方に耳寄りな情報がございます。
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