【今さら聞けない！】「バックオフィス業務」って何？基礎から整理しよう！
こんにちは！L&Bバックオフィスサポートです！
今回は、「バックオフィス業務」について徹底解説していきます。
・バックオフィス業務とはどのような業務か
・業務において、発生しうる課題とその解決策
・業務の効率化に向けて検討したいこと
をお伝えしますので、ぜひご覧ください。
目次
バックオフィス業務とは？
バックオフィス業務の例として、
・経理、財務・・・会計業務、予算管理・資産運用
・人事、労務・・・採用・人事異動、労働管理
・法務・・・コンプライアンス対応
・総務・・・備品管理、社内規定の整備
・庶務・・・電話対応などの一般事務
といった業務が挙げられます。
顧客と直接やりとりをすることはないため直接の利益を生み出すわけではありませんが、
営業やマーケティング・カスタマーサポートといったフロントオフィス業務のサポート（後方支援）をするだけでなく、
経営資源（お金や社内備品、システムや社内情報など）を管理する役目があるため、
企業活動を続けていくためには決して欠かすことのできない業務です。
バックオフィス業務で発生しうる2つの課題とその解決策
そんなバックオフィス業務ですが、同じ業務を長く続けていると、2つの課題にぶつかることがあります。
それは、
①業務が属人化している
②業務がアナログで、時間やコストがかかっている
というもので、どちらも長く続けていると今のやり方が「あたりまえ」になってしまっていて、
なかなか変えることを考えられないために、見えにくい・見たくもない課題となってぶつかってしまうのです。
ここからは、これらの課題の具体的な問題点と解決策をみていきましょう。
2つの課題の問題点
課題ごとの問題点は次のとおりです。
①業務が属人化している
この「属人化」とは、「この業務は〇〇さんしかできない！」という状況のことです。
バックオフィス業務は専門的な知識やノウハウが必要になるうえ、担当者独自のやり方で行われている場合も少なからずあります。
また、常に法改正などの最新情報をつかまなければ対応できなくなってしまうことも多いです。
そのため、担当者が休職あるいは退職となってしまった場合、業務が止まってしまうことも考えられるのです。
②業務がアナログで、時間やコストがかかっている
この「アナログ」という状況の例を挙げると、
・会計ソフトを使用しておらず、手書きで帳簿を作成している
・給与明細の配布や年末調整も紙ベースで行っている
・請求書をメールではなく紙で発行している
・稟議承認に印鑑が必要
といったように、時代の変化に流されずにずっと続けてきたことが多くあてはまります。
請求書の発行が紙であれば印刷して郵送する手間も郵送代もかかりますし、
会計や給与計算も手書きであれば膨大な業務量になります。
業務量が増えれば増えるほど、作業時間も増えてしまいますし、ヒューマンエラー（ミス）も増えてしまいます。
しかも、紙ベースの場合は資料を保存するのにかなり場所を使いますよね。
このように、2つの課題には、問題点がいくつも存在することがおわかりいただけたでしょうか。
今すぐには困らないものもあるかもしれませんが、いつか来たる時のことを考えて、
現在の自社のバックオフィス業務の状況を見直すことはとても大切です。
それでは、これらの課題はどのように解決していけばよいのでしょうか。
課題の解決策
これらの課題を解決する方法として、
・クラウド会計ソフトを導入する
・市販の給与計算ソフトを導入する
・備品や在庫などはExcelで管理する
・紙で保存していた資料を、クラウド上でデータとして保管する
・請求書はメールで送る（自社でも紙ではなくデータとして保管する）
などの方法が挙げられます。
※クラウド会計ソフトについては、弊社の過去コラムでも何度かご紹介しておりますので、ぜひご覧ください。
解決策のポイントとしては、
・今まで手書きで行ってきたことを、システム等を導入することによって自動化に近づける
・社内資料は紙ではなくデータで受け渡し・保存等を行う（ペーパーレス化）
・これらの業務の流れを社内全体で共有し、できることは協力してもらう
の3点が挙げられます。
これまで紙ベースで行ってきたことは、システムでも再現できるように進化され続けています。
紙ベースで行う業務を少しずつでも減らして、システムの力を借りて自動化を進めることで、
業務の時間短縮を図ることができるだけでなく、ヒューマンエラーも解消されていくことでしょう。
また、これまでの業務のやり方から新しいやり方を確立していく際は、社内全体にしっかり流れを共有することで、
社員から協力を得られる作業もあるかもしれませんし、脱・属人化も期待できます。
バックオフィス業務の効率化に向けて
ここまで、バックオフィス業務の課題解決のために、自社でできる効率化事項を紹介いたしました。
少しずつでも実行できそうなことがあれば、ぜひその一歩を踏み出していただければと思います。
最後に、たとえば「業務を効率化したいが、会計業務に時間がかかってしょうがない」というようなことはないでしょうか？
税務・会計業務は、バックオフィス業務の中でも重要な業務の1つですが、
「必ずしも自社で行わなければならないもの」というわけではありません。
そういった「時間がかかって他の業務に手が回らなくなる」ような業務であれば、
信頼できる税理士や会計事務所等にアウトソーシングしてしまうのも業務効率化だと考えています。
弊社には税務・会計業務をはじめとするサービスを55年以上提供し続けている実績がありますので、これらの業務でお困りの際は、ぜひ一度ご相談ください！
⇒税務会計サービス一覧
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まずはお気軽にお問合せください！
今回は、バックオフィス業務の内容についてお話ししてきましたが、いかがでしたでしょうか？
業務効率化のポイントに関連して、弊社の経理代行導入実績をご紹介いたします。
「自社で行う必要のない業務はアウトソーシング」することもぜひご検討ください！（導入実績は随時追加してまいります）
⇒経理代行導入実績について詳しくはコチラ！
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