【コロナ禍を乗りきる！】経理業務のテレワーク導入
目次
経理業務でのテレワーク導入は難しい？
テレワークとは、情報技術を活用し、自宅や出張先のホテル、サテライトオフィスなどの場所で出社せずに仕事ができる働き方のことを指します。
近年では、総務省が働き方改革の一つとしてテレワークを推進しており、さらにコロナ禍の影響もありテレワークが急速に広がりました。
しかし、経理部門ではテレワークの移行が難しいと言われています。
その最大の要因は、領収書や請求書が紙ベースで存在することです。
基本的に経理業務は、領収書や取引先からの請求書をもとに処理を行います。そのため、これらの証憑書類が紙ベースで存在し、各取引先や各部署から経理部に集まってくる業務体制においては、テレワークへの移行は難しいと考えられます。
だからといって、経理業務のテレワーク導入を諦める必要はありません！
このような課題をクリアし、経理業務のテレワーク導入を可能にする方法があります。
以下では、その方法について詳しく紹介していきます。
テレワーク導入に必要なこと
経理業務のテレワーク導入の際に必要なことが5つあります。
①ペーパーレス化、②経理精算・勤怠管理システム、③ワークフローの見直し、④社内のコミュニケーションツール、⑤セキュリティ対策の５つです。
以下から詳しく解説していきます。
①ペーパーレス化
テレワークを導入するためにはペーパーレス化を進めることが必要不可欠です。
具体的にどのようにペーパーレス化を進めるかといいますと、紙の証憑を見て作業していたものをパソコン上で閲覧し作業できるようにします。
請求書であれば、できるだけ請求書データをメール添付し送付できるよう、取引先と交渉し体制を整えていく必要があります。
また紙ベースの領収書や請求書がある場合は、スキャナを利用し電子データとして保存します。
経理業務ではさまざまな帳票を扱いますが、これらの帳票も紙ではなく会計ソフトを使い電子帳票として保存します。
そうすることで、社外でも行うことができる業務が増えテレワークの効率化を図ることができます。
＞＞ペーパーレス化徹底解説
https://niigata-keiri.yoshida-zeimu.jp/column/column-4643/
②勤怠管理・経理精算システムの導入
テレワークを導入するためには、出社しなくても勤怠管理ができ、経理担当者がその場にいなくても領収書の精算が行えるようにならなければ実現できません。
勤怠の管理に関しては、勤怠システムを導入することでWEB上で勤怠打刻を行うことができるようになります。
経理精算もシステムを導入することでテレワークが可能になります。
これまでの経理精算業務は、紙やExcelで申請から精算を行うことが一般的でした。
領収書の電子化かつクラウド型の経理精算システムの導入を行うことで、インターネットの環境さえあればいつでもどこでも精算業務を行うことが可能になります。
③ワークフローの見直し
経理部はさまざまな部署とのやりとりが多い部署であるため、全社レベルで業務フローの見直しが必要になります。
また請求書をデータで送付する場合、取引先と交渉し同意を得る必要があります。
社内全体かつ取引先との交渉も必要となると短期間での移行は難しいため、計画的に実施していく必要があります。
④社内のコミュニケーションツール
今までのように話したいときにすぐに隣にいる状態でもないので、コミュニケーションが非常に難しくなることがあります。しかし、コミュニケーションがスムーズにとれない状況は、業務効率を下げてしまう恐れがあります。
それを解決するのがチャットツール、WEB会議システムなどのコミュニケーションツールです。
現在テレワークの拡大に伴い、さまざまなツールが普及しそれぞれ特長があります。会社の状況に合わせて適切なツールを選びましょう。
これらのツールを上手く活用することで、従業員同士がまるでそばにいるようなコミュニケーションをとることができるので、業務も滞りなく進むでしょう。
⑤セキュリティ対策
財務情報が社外から閲覧できる状況になってしまうため、情報漏洩が起こらないようにするため対策を講じる必要があります。
具体的には、VPN（仮想プライベートネットワーク）など、自社専用のネットワークを持つことで、ネットワークのセキュリティを高めることができます。
さらに、情報管理に関する規定を作成し社員がそれを守ることで、情報漏洩のリスクを下げることもできるでしょう。
クラウドサービスでテレワークを促進
テレワーク導入を検討されている方にぜひ紹介したいのが「クラウドサービス」です。
「クラウド」とは、サーバーやデータベース、ネットワークをレンタルする感覚で利用できるものです。
クラウドサービスを利用すると、テレワーク化のために経理専用のサーバーを用意する必要がありません。低コストで手軽にテレワークの環境を整えることができるのです。
クラウドサービスは、アクセスが許可されている者だけが、ファイルサーバーやデータベース、ネットワークを利用することができる仕組みになっています。
そのため、セキュリティに強く、安全性が高いクラウドサービスを利用することで情報漏洩のリスクを下げることができます。
クラウドサービスは、「会計」、「給与計算」、「勤怠」、「請求書作成・発行」、「経費精算」など、幅広い経理業務に対応しているため、テレワークになっても業務効率を下げずに作業することができます。
具体的には、必要な資料をデータ化し、クラウドに保存、そしてクラウドの会計ソフトや勤怠管理システムを併用します。
クラウドの利用によりペーパーレスが促進され、テレワークがしやすくなります。
弊社でクラウド会計をご利用のお客様からもペーパーレス化が進んだとのお声をいただいておりますので、クラウドサービスの利用によるペーパーレスの効果は絶大です。
テレワークの導入にはペーパーレスを避けては通れないので、テレワーク導入の際はクラウドサービスの利用も合わせて検討することをおすすめいたします。
＞＞クラウド会計利用のお客様の声
https://niigata-keiri.yoshida-zeimu.jp/old/old-4687/
出社は週２！テレワーク実施の実績
弊社では、記帳代行や給与計算を主となる業務として行っていますが、これらをほとんどテレワークで行っています。
テレワークが難しいと言われる業務でテレワークを実現できた一番の要因は、やはりペーパーレス化の促進です。
弊社では、スキャナを使い、資料保存のルールを決めて、ペーパレス化を進めました。
現在では、出社時でもデータ化する時を除いて、紙の資料を触る機会がほとんどないという状況です。
その他にも、社内チャットの活用、ワークフローの見直しを常に行うことで、週の半分以上をテレワークで勤務することができています。
以上の取り組みの経験から、ペーパーレス化やテレワーク移行のお悩みにもご対応できますので、ぜひご相談ください！
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