【経理のペーパーレス化】導入のポイントとメリットを解説！
今、ペーパーレス化を進めるべき理由
皆さんの会社ではペーパーレス化に取り組んでいますか。
これまで経理業務では法律上ペーパーレス化をしにくい状況でしたが、「電子帳簿保存法」の度重なる改正により、ペーパーレス化できる対象書類の範囲が拡大され、現在はペーパーレス化が進めやすい状況に移り変わってきています。
近年コロナ渦の影響でテレワークが急速に普及しました。それに伴い、ペーパーレス化もさらに拡大していくことは間違いないでしょう。
今からペーパーレス化の体制を整えておいて損はありません。
本稿では、ペーパーレス化のメリットと、導入のポイントについて詳しく解説していきます。
ペーパーレス化のメリット
まずはペーパーレス化のメリットについて紹介していきます。
・コスト削減
紙の文書を電子化することで、用紙代やインクなどの印刷代を削減できます。
電子化された文書であればメールやFAXで送信できるため、郵送にかかる費用の削減にも繋がります。
・バックアップを保存できる
紙の書類は紛失のリスクがあります。
紛失してしまった書類を取り戻すことはかなり困難です。
しかし、電子化したデータはバックアップを保存できるため、サーバやパソコンが故障した時でもデータを復元することができます。
電子データで保存することで書類紛失のリスクを最小限にすることができます。
またクラウドサービスを利用すれば、バックアップの保存も手軽に行うことができます。
・保管スペースの削減
文書のペーパーレス化により、紙を保管するスペースが不要になります。
文章の保管に欠かせない棚、ボックス、ファイル等のコストも削減できます。
これまで書類の保管に充てていたスペースは他の業務に活用できるようになります。
・業務効率が上がる
電子化された文書は、ネットワークの環境があればどこからでも閲覧することが可能になります。
そのため文書の共有も容易になり、手渡しや郵送の手間を省くことができます。
また文書の整理がかなり楽になります。
紙の場合は、種類ごとに棚やファイルに分けて整理する必要がありましたが、電子化すればファイル分けもクリック一つで行うことができます。
さらに検索機能もついているため必要文書を簡単に探すことができるようになります。
・セキュリティの強化
データ化したファイルは、アクセス制限や閲覧制限を設定が可能です。重要性の高いデータには制限を設定することで、情報流出のリスクを軽減できます。
また、誰がいつを閲覧したのかログを管理することもできるため、不正抑止の効果も期待できます。
ペーパーレス化導入の問題点とその対策
このようにペーパーレス化には様々なメリットがあります。
その一方で、導入にはいくつかの課題があることも事実です。
ペーパーレス化をスムーズに進めるためにも、ペーパーレス化の課題を把握し、課題に対して対策を講じながら導入を進めていきましょう。
ペーパーレス化する上での問題点
・電子化できない文書も存在する
e-文書法では、ペーパーレス化を対象外としている文書もあります。
免許証や各種各種許可書などは、現物保有によって効力を発揮するためペーパーレス化は対象外とされています。
また緊急時に必要に即座に必要になる書類もペーパーレス化の対象外になります。
電子化にした場合書類が必要になったときに、ネットワークが接続できなくなる、端末に不具合が起こってしまったなどの事態に、閲覧することができなくなってしまうからです。
・初期費用がかかる
書類の電子化には、IT機器やソフトウェアなどの環境を整えることが必要です。
これらを揃えることは決して安い費用ではないので、なかなか導入に賛同が得られないこともあります。
・電子機器に不慣れな人もいる
電子機器の扱いに慣れていない人にとっては紙のほうが手軽で見やすく感じます。
そのため、会社全体としてペーパーレス化の導入が進まないというケースがあります。
・セキュリティへの不安
電子データをクラウド上に保存すると、管理状態によっては情報漏洩のリスクもあります。
その他にも、システム障害やデータ紛失の不安からなかなかペーパーレス化に踏み切れないという企業も少なくありません。
導入のポイント
・ペーパーレス化への理解を得る
ペーパーレス化をスムーズに進めるためには社員の理解と協力が必要です。
ペーパーレス化によって、何のコストがどれだけ抑えることができるのか、どの作業がどれだけ効率化できるのか、そしてどのような利益があるのかをきちんと説明しましょう。
そうすることで、導入のコストに難色を示した場合でも導入後にどれだけ利益が見込めるのかを知ることで賛同を得られやすくなります。
・社員の負担を考慮しながら導入を進める
最初から企業全体でペーパーレス化を進めようとすると、社員の負担が大きくなり通常の業務に支障をきたす場合があります。
一度に導入するのではなく、部署や業務単位など、段階を踏んで導入するほうが、かえってスムーズに進めることができます。
また導入の時期にも見極めが必要です。
通常の業務が滞る恐れがある繫忙期に導入するのは避け、社員の業務にゆとりがある時期に導入を進めていきましょう。
・ルール、マニュアルを作成する
まず、電子化できない文書が存在するため、電子化する文書と紙で保存する文書を決めておく必要があります。
さらに、データ保存をしたことによる情報漏洩を防ぐため、電子保存をする際のルールも定めたほうが良いでしょう。
そして、これらのルールと電子化の手順をマニュアル化します。
マニュアル化し共有することで、ペーパーレス化への足並みを揃えることができます。
・担当者を決める
操作方法や運用方法に疑問が出た際に、対応する担当者をあらかじめ決めておきます。
社員それぞれが自己解決をしていると、時間がかかるだけでなく運用の方法にバラツキが出てしまうためです。
また担当者が決まっていれば、機械操作に不安がある人も頼りやすく、運用が進む中で出てくる問題点についても、担当者が審議しその都度共有することでペーパーレス化を一律に進めていくことができます。
・操作しやすいツールを利用する
電子機器に不慣れな社員もいるため、複数のツールを運用しその中でできるだけ簡単に操作できるツールを選定すると良いでしょう。
そうすることで、社員の負担も軽減できるだけではなく、ペーパーレス化の担当者にとっても説明が容易になるため、双方の負担を軽減することができます。
ペーパーレス化の導入事例とその効果
ここまでで、ペーパーレス化のメリットと導入時のポイントを解説しました。
しかし、ペーパーレス化のメリットとについては理解できたけど、実際にどのくらいの効果が得られるのかイメージが湧かないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで、ペーパーレス化によって実際にコストの削減と作業の効率アップを実現させた企業の実例を紹介します！
株式会社PFUの導入事例
株式会社PFUでは、紙で運用していた領収書の立替精算をペーパーレス化し、全社レベルで事務処理の効率化とコスト削減実現しました。
ペーパーレス化後の申請フロー⇒https://www.pfu.fujitsu.com/imaging/casestudy/n7100_case03.html
具体的にどれほどの効果があったのかと言いますと、通常、申請から完了まで2～3日かかっていたところ、ペーパーレス化によって精算手続きが簡略化されたことで、1日で手続きが完了するようになりました。
さらに、書類の運搬費（年間400万円）と書類を保管するための倉庫費用（年間１００万円）のコストカットにも成功しました。
ペーパーレス化は、テレワークによる需要が高まっているだけでなく、実際にこれほどの効率化とコストカットを実現している企業も存在しますので、一度検討してみる価値はあると思います。
弊社でもペーパーレス化に取り組んでおりますので、ペーパーレス化をご検討されている方はぜひご相談ください！
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