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【freee使用者必見!!】ファイルボックス使ってますか?


ファイルボックスとは?

皆さんはfreeeのファイルボックスという機能をご存じでしょうか。

freeeを日頃使用されている方でも、まだ知らない方は多いと思います。

実はこのファイルボックスという機能を使用すると、freeeへの仕訳入力が簡単になり、尚且つ改正電子帳簿保存法にも対応できます!

 

仕訳を入力する際の通常の方法は、取引登録画面で「日付」「金額」「勘定科目」「購入した店舗やもの」を入力していると思います。

この入力する作業をしている際に、領収書や請求書などの紙を見ながら入力している場合があると思います。

ファイルボックスを利用すると、freee上に画像データとして保存することができ、そこから仕訳の登録をすることが可能です。

 

データで保存し、仕訳入力できるということは、以下のメリットがあります。
・保存だけ先にしておき、在宅や出張中の空いている時間で入力可能
・紙を出したりしまったりする必要がないので、紛失の可能性を大きく減らせる(データはクラウド上に保存されるため、PCが壊れてもデータは紛失しません
・AIが領収書や請求書を読み取り、「日付」「金額」「店舗」を読み取ってくれるため、入力する作業を大きく減らせる
改正電子帳簿保存法にも対応している

 

しかもファイルボックスへの保存は携帯で写真を撮って保存することも可能なので、スキャナーが無い方でも可能ですし、コンビニなどで購入してすぐ保存することも可能です。

 

この機能はfreeeの会計プランを契約していれば、料金が発生せずに利用することができます

もっと詳細が知りたい方はこちらをご覧ください!

改正電子帳簿保存法の対応が必要?

freeeのファイルボックスの機能は改正電子帳簿保存法に対応していると記載しましたが、

実際に対応する必要があるのか、何をすればよいのか分からない方が多いと思います。

改正電子帳簿保存法とは

簡単に言うと、「会計資料(領収書や請求書)などを電子データで保存しましょう。」というものです。

特に大きく変わる点が、「取引相手からデータ形式(PDFなど)で受け取ったものは、紙で印刷せずにデータのまま保存しましょう。」というものです。

 

近年はペーパーレス化やDX(デジタルトランスフォーメーション)などで、様々な企業が電子データでの発行になってきていると思います。

今後も改正電子帳簿保存法インボイス制度(適格請求書保存方式)などの対応のため、今以上に資料の電子データ化が進むと思われます。

この改正電子帳簿保存法には対応する必要があるのかどうかですが、対象者は全事業者になります。

全ての会計資料を紙で受け取ったり発行しているような業者はすぐに対応する必要は無いかもしれません。

 

しかし、先ほど述べたように、これからどんどん電子データ化が進んでいくことが予想されます。

ギリギリで対応すると、自社に合っていないシステムを導入してしまうかもしれません。

 

効率的に経理業務を行うためにも、余裕のあるうちに対応方法を吟味し、自社に合ったものを採用し利用する必要があります。

 

また、どのように対応するかですが、大きく2パターンあります。

既存のシステムで対応する方法(Excelで管理し、PCに保存する方法)と新しくシステムを導入する方法の2つです。

既存のシステムで対応する方法は、PC内に電子データ化してある会計資料を保存し、エクセルなどで管理します。(番号や内容を記載するなど。)

既存のシステムで対応する方法は、元からある機能を使用するため、簡単に使用することができると思います。

しかし、今後新たな税制が施行された際に対応しにくい可能性があるのと、保存のみなので、そこからの拡張性がありません。

 

新しくシステム(今回はfreeeのファイルボックスの場合)を導入すると、請求書発行システムと連動して、自動で保存されたり、会計と連動して仕訳に画像をくっつけることも出来ます。

また、データはクラウド上に保存されるため、PCが壊れたり、買い替えたりしてもデータの紛失、破損は起こりません

 

後々のことを考えると新しくシステムを導入するほうが確実にメリットがあります

 

まとめ

今回のまとめとしては、

ファイルボックスを利用すると仕訳入力が簡単になる」「改正電子帳簿保存法にも対応することが可能」の2点です。

まだ1年以上猶予はありますが、早いうちから対応することにデメリットはありません。

すぐにでも対策をとることをおすすめします!

 

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