もう人手不足に悩まない！クラウドシステムの活用法
目次
経理業務は将来人手不足になる！？
日本では2011年を境に人口が減少し続けており、今後も減り続けることが予想されています。
人口減少に比例して労働人口も減少するため、働き手不足が危惧されています。
しかし経理業務においては、「将来AIに置き換わる仕事」で常にランクインしており、さらに情報メディアでも経理人材の人手が不足しているというニュースを耳にすることがないため「人手不足」に対して危機感が湧かないと思います。
実際には皆さんの危機感とは反して、経理業務でも影響は受けています。
その理由としては、
まず、経理部門含めた管理系の部門は、直接的に企業の利益を生み出す仕事でないため、多くの企業で事業部門に比べると人材の割り当ての優先順位が低いというのが前提にあります。そのため、現在でも残業が多く、余裕のないスケジュールで業務をこなすという現状があるでしょう。
その上、経理業務を担当するためには、簿記、会計に関する法令、基礎的なパソコンスキル等の専門的な知識が必要になるため、スキルをもった人材に巡り合えないという声を聞くこともあります。
今後労働人口自体が減少すれば、上記のようなスキルを持ち合わせている人材に出会うことはさらに難しくなるため、経理業務でも労働人口の減少によって受ける影響はさらに大きくなるでしょう。
経理業務はどの会社でも必ず必要な業務ですので、今後人手不足に悩まないために今から先を見据えて対応していくことが大切です。
現在の問題点は
「人材の割り当ての優先順位が低い」「スキルを持った人材に出会えない」のため、
「少ない人数で業務を回せるように業務を効率化」「スキルが高くない人でも経理業務ができる」
こちらの方法についてご紹介します。
経理業務の人手不足を解消する方法
「少ない人数で業務を回せるように業務を効率化」「スキルが高くない人でも経理業務ができる」を実現するのに最適な方法として、クラウドシステムを活用する方法をご提案いたします。
クラウドシステムもたくさんあるのですが、今回は「マネーフォワードクラウド」についてご紹介いたします。
マネーフォワードクラウド会計
マネーフォワードクラウド会計を活用すれば、会計入力の効率を大幅に上げることができます。
効率化できる理由は大きく２つです。
1つ目は、ネットバンキング、クレジットカードをマネーフォワードクラウド会計と連携させることができます。
連携機能を活用することにより、日付・金額・摘要を通帳やカードの利用明細書を見ながら入力する手間がなくなり、仕訳の入力作業のみになります。
2つ目は自動仕訳の活用です。仕訳を登録すると同じ摘要の取引が出てきた際に、自動で仕訳をしてくれる機能があります。この機能によって、ワンクリックで仕訳が完了できるようになります。
さらにこの機能を活用すると、会計の知識が十分でない方も会計入力を行うことができるようになります。
その方法としては、まず基本的に現金の支払い・入金を少なくし、ネットバンキングやクレジットカードに取引が集約するようにします。そして知識量のあるスタッフが、会計入力をし、イレギュラーな仕訳の取引だけ仕訳を記憶しないようにします。
事前に記憶してある仕訳はワンクリックで登録できるため、実際に仕訳を打ち込むのは一部のイレギュラーな仕訳のみとなります。これにより、知識が十分でないスタッフでも大部分の入力作業を行うことができるようになり、知識のあるスタッフはより専門性が高い仕事に集中することができます。
マネーフォワードクラウド請求書
マネーフォワードクラウド請求書の便利な点は３点あります。
１つ目は、テンプレートに沿って入力するだけで請求書が完成する点です。
また、来年の10月から開始されるインボイス制度においても、テンプレート自体がインボイス制度に対応したものになる予定のため、知識が十分でなくても税制の改正に対応することができます。
２つ目は、郵送やメール送信をワンクリックで行うことができる点です。
メールに請求書データをわざわざ添付する作業や、1通につき170円or180円で郵送まで行ってくれるため封入作業の手間を省くことができます。
3つ目は、マネーフォワードクラウド会計と連携できるため、売掛金の管理がしやすい点です。
具体的には、クラウド請求書を作成すると、クラウド会計側では売掛金として処理され、 クラウド会計側で売掛金の入金の確認を行うと、クラウド請求書側では「入金済」と表示されます。 このような自動連携機能により、売掛金管理や入金消込の手間を減らすことができるため会計効率アップが可能になります。
以上のように、マネーフォワードクラウド請求書を活用すれば、
請求書に関連する作業量を減らすことを可能にし、専門的な知識がなくても税制改正に対応することができます。
マネーフォワードクラウド経費
マネーフォワードクラウド経費の最大のメリットは、スマートフォンから経費の申請・承認ができる点です。
通常、領収書自体を提出し経費申請する場合、出張先から戻るまで、経費申請・承認作業を進めることができません。
しかし、マネーフォワードクラウド経費を活用すると経費の申請・承認をスムーズに行うことができるようになります。
その方法としては、スマートフォンにあらかじめアプリをダウンロードしておき、経費の領収書を撮影し、アップロードするだけで申請が可能になります。承認もスマートフォンから行うことができるため、忙しい社長でも隙間時間で承認作業を行うことができます。
またマネーフォワードクラウド会計にも連動できるため、入力作業の手間も省くことができます。
マネーフォワードクラウドBOX
現在は猶予期間になりますが、改正電子帳簿保存法が2024年1月から始まります。
マネーフォワードクラウドBOXは改正電子帳簿保存法に対応した保存ができる優れものなのです。
マネーフォワードクラウドBOXは、データをアップロードし、画面に表示される項目に沿って入力をするだけで、改正電子帳簿保存法の要件を満たすことができます。
そのため保存要件について完全に理解していない方でも、改正電子帳簿保存法に対応することができます。
アウトソーシングも視野に
マネーフォワードクラウドを上手く活用できれば、かなりの作業効率アップを見込めることがご理解いただけたかと思います。知識不足に関しても、クラウドシステムがかなり便利になっているためある程度カバーすることができます。
しかし上記のような体制が整っていない中で、唯一の経理担当者が突然退職してしまって、後任もすぐ見つからず引き継ぐ時間がないというケースなども考えられます。
このような場合、経営陣が経理作業を兼任すると本業に支障をきたしてしまうため、会計事務所や経理代行にアウトソーシングするのが良いでしょう。
アウトソーシングしてもなお、会計の資料をまとめて送付する、売上の管理など、社内の経理業務が全くなくなるわけではありませんので、アウトソーシングした後に残った作業を効率化する必要があります。
会計事務所や経理代行業者は専門家ですので、アウトソーシングを依頼する際に、アウトソーシング後に残る経理業務についても相談することをおすすめいたします。
弊社でも、クラウドシステムの導入・業務効率改善のサポートを行っておりますので、
ぜひご相談ください！
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