【コロナ禍で必見！】経理のテレワークを助けるクラウドサービス
新型コロナウイルスの影響でテレワーク導入が進む中、経理の仕事はセキュリティの問題や紙文化などで、なかなか導入しづらいとされています。ただ、最近ではクラウド会計サービスや支払いのキャッシュレス化で、経理もテレワークが導入しやすくなっています。その過程でペーパーレス化が進めば、業務の効率化にもつながり、業績向上も期待できるかもしれません。今回はテレワーク導入の課題と導入方法について確認していきましょう。
目次
経理テレワークできない人は88％！
新型コロナウイルスの緊急事態宣言の後に、CFO協会とファーストアカウンティングで、経理部と財務部の出社率および在宅ワークの実態調査を行いました。コロナ禍の中、経理部や財務部で、何らかの形で出社している方は88％の方が、出社していることが明らかになりました。
週5日の完全にテレワークができている方は12％であり、テレワークが週4日、出社が1日が18％、テレワークが週3日で出社2日が12％、テレワークが週2日で出社が3日が17％、テレワークが週1日で出社が4日など、証憑や帳簿など紙の書類が多いことから、出社とリモートワークのハイブリッド型が多いのが、日本の経理・財務の勤務の特徴となっています。
日本においては、働き方改革が推進される中でも原本保存が不要になる電子帳簿保存法の普及率は1％を超えていないことからわかるように、社外からの請求書や納付書、および社内の経費精算が紙ベースで受け取り処理するなど、会計で使う証憑が紙の書類が多く、コロナ禍において苦労されている経理の方が多いことがわかりました。
経理がテレワークを導入するための課題と解決策
まず、経理担当者がテレワークを導入するための課題は3つあると言われています。
１．紙文化
２．ハンコ文化
３．外部とのやり取り
詳しく見ていきましょう。
紙文化
領収書や決裁書、請求書、伝票など、紙でないと処理ができない業務が多く存在します。そのため、出社しないと業務が進みにくくなります。近年、電子帳簿保存法改正が立て続けに行われており、脱・紙文化に向けて国をあげて動きがあるものの、いまだ日本においては業務上紙での対応が必要になる場面も多くあります。
まずは社内でペーパーレス化を実現させましょう。取引先とのやり取りが紙である場合は、社外も含めた改革となるため、大変な労力を要するものと思われます。しかし、社内でのペーパーレス化は、社外を含めた改革と比較すると、それほど大きな障害はないでしょう。ペーパーレス化の方法は、以下のようなものがあります。
解決策①：法人用クレジットカードの導入
- 法人用クレジットカードを導入すれば、経費精算の際に領収書だけでなく電子上で取引の記録が残ります。この取引記録を活用すれば、領収書を集める必要もなくなり、ペーパーレス化に近づけます。
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解決策②：経費関連の領収書や請求書、伝票などの電子化
経理がよく使う書類は毎月の請求書や納品書などがあります。これらをすべて電子化するには、請求書や納品書をWEB上で発行できるシステムを導入しましょう。具体的には後述するクラウド会計ソフトを導入するのが効果的です。そのほかの経費関連書類は、上述の法人用クレジットカードを活用していきましょう。
また、伝票などの経理書類を電子化、ペーパーレス化するには3ヵ月前までに国税庁への申請と、タイムスタンプ（※）の実装が必要です。また、国税庁への申請日より過去7年分の資料は破棄できないため、この点に関しては注意が必要です。
- （※）タイムスタンプとは、電子データがある時刻に存在していたこと、その時刻以降改ざんされていないことを証明する技術のことです。この技術を活用することで、タイムスタンプの付された時刻から改ざんされていないことを確実にかつ簡単に確認することが可能になります。
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解決策③：社内書類などはPDF化して保管
書類の電子化にあたって、クラウドストレージは必要不可欠です。社内書類のデータを会社のパソコンのストレージに保存するのではなく、クラウド上に保存すれば、権限さえ持っていれば誰でも、いつでも、どこからでも書類について確認できるようになります。書類を電子化するには、クラウドストレージは必須だといえるでしょう。
段階的に社内でペーパーレス化していき、社外に対して「この会社はペーパーレスの会社なのか」と印象付けることができれば、取引先もペーパーレスに対応してくれるようになるかもしれません。まずは社内でペーパーレスを実現し、徐々に取引先とペーパーレスについて議論していけると良いでしょう。
ハンコ文化
欧米ではほとんど見られないハンコ文化ですが、日本ではいまだに強く根付いています。出張・経費管理クラウド大手の株式会社コンカーが2020年6月に1,032名の会社員を対象に行なった調査によると、押印による承認業務のためにテレワークができなかったという回答が22％となっており、押印のために出社せざるを得ない企業は少なくありません。実際にハンコがないと業務が進まない状況が、テレワーク促進を阻害してしまっていることは明らかです。
解決策①：電子印鑑や、電子署名の導入
電子印鑑や、電子署名を導入しましょう。電子署名や電子印鑑は法的有効性が明確ではなく、民事訴訟などで不利になるのではないかという声もありました。しかし、2020年7月に政府は電子署名に関する見解を公表し、その法的有効性を明確に認めました。このため、電子署名に対する法的不安はほとんど払拭されたといえるでしょう。電子署名を導入し、業務をさらに効率化させることができます。
解決策②：ワークフローシステムの導入
社内でのハンコ文化を無くすためには電子印鑑や電子署名に加えて、ワークフローシステムの導入を検討してみると良いかもしれません。ワークフローシステムとは、業務に必要な手続きの流れを記述、あるいは図式化することにより、各プロセスをスムーズに進めることを目的としています。具体的には、申請や承認の流れを電子化し、申請に伴う書類の作成や処理の自動化、電子化に伴いフローのみえる化を実現できます。
外部とのやり取り
取引先企業がリモートワークやオンライン会議ツールを導入していない場合も、完全リモートワークは難しくなってしまいます。セキュリティの問題や、オンライン会議ツールの使用に慣れていない企業の場合、電話や対面での会議で対応せざるを得ません。また、会社に届いた郵送物の対応をしなくてはならない場合もあるでしょう。
解決策：社内できちんとした”ルール決め”と”運用”を行う
ほかの企業に自分たちのルールを押し付けるのは得策ではありません。社内での効率化に目を向け、オンラインツールの導入を躊躇している企業については対面で打ち合わせを行い、そのほかの取引先とは完全にオンラインで行うなど切り分けをしていきましょう。社内できちんとした”ルール決め”と”運用”をすることで、経理もテレワークがしやすくなるはずです。
経理担当者のテレワーク化のメリット
経理業務をテレワーク化するメリットとしては、次の点が挙げられます。
全社員の経費に関する負担が軽減する
経理のテレワーク化を推進するということはペーパーレス化が促進されるということです。ペーパーレス化が実現できると、これまで紙で行っていた経費精算などをいつでもどこでも簡単に行えるようになります。また、紙でのやり取りがなくなるため、領収書を探す手間や管理コストも軽減されます。このように経費精算が円滑に進められ、各社員の負担が軽減します。
より付加価値の高い仕事に集中できるようになる
経理担当者は、ペーパーレス化することにより煩雑な紙の管理が減り、経費の管理がしやすくなります。会社の経費を削減するための対策を考えるといった、より付加価値の高い仕事に集中できるようになるといった付加価値を期待できます。
経理に加え、全社員がテレワークを実施できれば、外出の機会が減り、新型コロナウイルスのような感染症が流行した際、社員の感染リスクを低減させることができます。通勤ラッシュ時の満員電車に乗らずに家でも仕事ができるというのは、感染症対策に加え、社員のモチベーションにも良い影響を与えるでしょう。通勤や他社への訪問に使っていた時間を、資格や個人での勉強をしたり、ほかの仕事をしたりするためにも使えるようになります。業務の効率化ができれば、結果的に社員の残業時間も削減されるかもしれません。このように、テレワークを導入すれば、感染症対策になるだけでなく、社員のQOL（クオリティ・オブ・ライフ）の向上が見込めます。
経理担当者のテレワーク化における注意点
経理のテレワーク化は、大きなメリットがありますが、導入するには注意しなければいけない点もあります。
セキュリティへの不安
経理担当者が社外で働く場合、会社以外のコンピュータからクラウド会計サービスにアクセスすることになります。クラッキングなどによって会計ソフトのIDやパスワードが漏れ、不正アクセスなどによる情報漏洩が起きないよう、セキュリティには万全を期す必要があります。
クラウド会計サービスへの依存の弊害
経理担当者がテレワークで働く際には、業務の大半はクラウド会計サービス上で行われることになります。そのため、クラウド会計サービスではできないきめ細やかな対応が疎かになってしまう可能性も否めません。例えば、ほかの従業員に対する経費処理に関する指導や助言などです。対面での指導や助言が適切な場合は、週3日テレワーク、週2日出社というように出勤体制にメリハリをつけることで、テレワークとの両立ができるでしょう。
テレワークを導入する方法
ここまで経理のテレワーク化のメリット・デメリットについてご紹介しました。それでは、テレワークを導入するためには、具体的にどのような方法があるのでしょうか。2つのポイントが経理のテレワーク化に重要な要素となります。
クラウド会計サービスを導入する
「freee（フリー）」や「マネーフォワード」などのクラウド会計サービスを企業で導入することで、経理担当者が社外でも経理業務をすることができるようになります。
クラウド会計サービスはこれまでの会計ソフトと違い、パソコンという端末内に保存する会計帳簿ではなく、クラウド上のサーバにある会計ソフトを利用し、記帳するサービスです。また、従来の会計ソフトと比較すると会計や簿記の知識・経験がない方でも使いやすいように設計されているものもあります。例えば、法人用のクレジットカードと連携した場合、登録ボタンを押すだけで経費の入力作業が終わるようにサービス設計されており、誰でも使いやすいように作り込まれています。
会社のパソコンでしかできなかった業務が、どのパソコンからでもできるようになり、どんな場所にいても作業ができるようになります。ただし、セキュリティの観点から会社指定の端末以外からのクラウド会計サービスの利用が禁止されている場合もありますので、よく確認しておきましょう。
クラウド会計サービスの導入時に必要なものは、インターネットに繋がったパソコンとブラウザのみです。気軽に導入できると言えるでしょう。ただ、セキュリティの観点から、クラウド会計サービスを使う専用のノートパソコンなどを用意する必要がある場合は、少し手間がかかるかもしれません。しかし、どのクラウド会計ソフトもセキュリティには充分に配慮しており、金融機関と同じレベルのセキュリティで通信をすべて暗号化し、データを管理していると言われています。過敏に心配する必要はありませんが、導入時に検討すべき重要なポイントになりそうです。
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ICT（情報通信技術）環境を整備する
企業がクラウド会計サービスを導入しても、経理担当者が社外で働く環境が整っていなければ、テレワーク化は進みません。セキュリティに配慮した専用のノートパソコンを貸与するなど、ICT（情報通信技術）環境の整備に取り組む必要があります。
キャッシュレス化を推進する
法人用のクレジットカード導入のほか、小口・大口の支払いに関わらず従業員にキャッシュレス払いを増やしてもらうことで、紙の領収書が少なくなります。それにより、在宅勤務でもより経費データの処理がしやすくなります。最近はウェブ広告の出稿費など、クレジットカードでしか支払いを受け付けていないサービスも増えており、そのような点も社内におけるキャッシュレス化の推進には追い風です。
経理のテレワーク化を推進してみては？
今回は経理業務のテレワーク化にかかる、課題・メリット・注意点等ご紹介させていただきました。
経理担当者のテレワーク化を推進する過程で、併せて企業のペーパーレス化が進み、会社全体の業務の効率化にも大きな効果が出てきます。
Withコロナ時代のための一時的な対策としてではなく、企業における業務効率化のための取り組みとして、クラウド会計サービスの導入などによる経理のテレワーク化を推進してみてはいかがでしょうか。
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