【経営者に知ってほしい】経理全般のお悩みを一発で解決する方法
経理部が抱える、よくあるお悩み
一般事務と経理事務。事務としてひとくくりにされがちですが、一般事務は総合的な業務、経理事務は主に経理に関係した事務内容のため、伝票作成や売掛金の消し込みなど専門的な知識やスキルが必要とされます。ここでは経理部の人が思わず「わかる！」と共感できる、お悩みについて見ていきましょう。
毎日が決算！
経理業務未経験者には、“経理＝決算時期”だけが多忙というイメージを抱かれることが多いもの。しかし、今までの経理業務がスムーズに進んでいない会社に就職した場合、過去の売掛金がそのままになっている、膨大な資料の中から必要な数字を探し当てなければいけないといったことも日常茶飯事です。過去に遡れば遡るほど、他部署のミスや数字の打ち込み間違い等様々なトラブルが発覚することも。決算時期は過ぎたけれど、まるで毎日が決算状態だと悲鳴を上げている人も少なくありません。
実際、手書きで数字を書く場合の書き間違いに比べてパソコンを使って打ち込む場合は、打ち間違い率も大幅にアップします。例えば390円と入力すべきところを309円と入力してしまった、という些細なミスもどこかで必ず辻褄が合わなくなってしまうもの。入力時に気付かない、また他人が入力している場合、その間違い探しには途方も無い時間がかかります。これはまさにトランプの神経衰弱状態。
いつかは必ず正解にたどり着くとはいうものの、勤務時間には限りがあります。また過去の修正業務に加え、日々の経理業務もこなしていかなければなりません。「慣れたら面白い」という声もありますが、慣れるまでには一苦労あると言えるでしょう。小規模な会社であればあるほど、毎日が決算状態になる確率は高いと言えます。
とにかく確認の連続！
経理部初心者の人にとって些細なミスにより「数字が合わない」ことは、おそらく日常茶飯事ではないでしょうか。しかし、そのままではスキルアップは望めません。ミスを減らすため、何より大切なこと。それはチェック項目を変えて、複数回の確認をすることです。同じ目線で何回も資料を見てもミスは減りません。たとえ経理担当者が自分1人でもダブルチェック、トリプルチェックをする心がけをお忘れなく。
- 【ミスの原因を知るための事前確認】
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- 帳簿の入力ミスには、”個人の癖”が表れます。自分が打ち間違いやすい数字、他の人が打ち間違いやすい数字の法則を見つけておきましょう。一般的に、3と8、6と9は曲線が似ているため、急いで入力するとミスしやすい数字です。同時に、元の書類の数字が本当に合っているのか確認する癖をつけるとベストでしょう。
- 【ミスの早期発見をするコツ】
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人間が行う仕事に、100％はありません。しかしできるだけ早くミスを発見することでその後の仕事効率も変わるもの。経理部初心者の人のお悩みの中には「ミスした場所を探すのに時間がかかる」という声もあります。
以下にミスをしやすい３つのパターンとして、ミスが生じた原因を見つけるコツをご説明いたします。
①「貸方と借方の入力ミス」
合わない金額を2で割ります。500円であれば、250円。250円という数字で貸方と借方が逆になっているところはないかなどをチェックしましょう。
②「桁数の入力ミス」
数字を9で割ります。本来2,000円のところを200円と入力していて1,800円合わないとしましょう。1,800を9で割った数字、200円が出てきます。この場合は200円、2,000円という数字を探すことでミスが発見しやすくなります。
③「位の入れ替え入力ミス」
９の数字が役立ちます。本来345円のところを354円と入力し、9円合わない場合。9を9で割ると、1となります。1から9の数字であれば、1の位と10の位が入れ替わっている、10～99であれば10の位と100の位が入れ替わっているという法則があるため、その法則に基づいて探してください。
お問い合わせ
今回は経理部が抱える様々なお悩みと、ミスを防ぐ事前確認方法・ミスの早期発見方法などについてご紹介しました。
経営者は経営のかじ取りをする傍ら、自社の数字掌握は必要不可欠。その数字を生み出しているのは他ならぬ”経理業務”です。
自社の経理担当が抱えている業務課題の仮説を検証し、共有・解決することによって、経理担当は安心して業務遂行が行え、経営者は更に経営にウェイトを置いた業務ができます。経理部は常に完璧が求められる部署ですが、人間である以上、いちどで完璧に仕上げるのは難しいもの。いかにミスを防ぐか、またミスをいかに早く発見するかのコツを掴むことが、経理技術向上に繋がると言えるでしょう。
弊社では、経理に関するお悩みを”すべて”解決致します！まずはお気軽にご相談ください！！
