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【経費精算どう変わる?】マネーフォワードクラウド経費の使い方を解説!

こんにちは!L&Bバックオフィスサポートです!
今回は、「マネーフォワードクラウド経費」について徹底解説していきます。

・マネーフォワードクラウド経費とは何か
・マネ―フォワードクラウド経費を用いた経理業務の効率化

をお伝えしますので、ぜひご覧ください。

 

マネーフォワードクラウド経費とは?

マネーフォワードクラウド経費とは、家計簿アプリも開発している株式会社マネーフォワードが提供する法人向けのクラウド経費精算システムです。

 

経費精算のおおまかな流れとしては、

①従業員が経費を立て替える(領収書をもらう)

②従業員が立て替えた経費を申請する

③上長の承認

④経理担当者の確認・会計処理

⑤支払額の払い戻し=経費精算

というのが一般的ですが、その中でも特に②~⑤をクラウド化することによって経理業務の手間を削減することが、
マネーフォワードクラウド経費のようなクラウド経費精算システムの大きな強みといえます。

したがって、本コラムでは、マネーフォワードクラウド経費によって②~⑤をどのように効率化させることができるのかを紹介していきます。

 

マネーフォワードクラウド経費で経費精算はどのように変わる?

②従業員が立て替えた経費を申請する

従業員が立て替えた経費を申請するには、経費明細の登録を行う必要があります。
登録方法の例を4つ挙げていきます。

経費明細の登録方法
1. 領収書から登録


PC上に保存されている領収書をアップロードして経費明細の登録を行います。
アップロードした領収書を画面左に見ながら、画面右にて領収書の基本情報等を入力することができるほか、
契約プランによっては、電子帳簿保存法に対応したタイムスタンプ詳細機能を使用することが可能です。

※PC版のより高度な機能については、後述の「領収書一括アップロード」にて紹介。
スマートフォンアプリ『マネーフォワードクラウド経費』では、スマートフォンで撮影した領収書等をアップロードすることができる。

 

2. 連携サービスから登録


連携サービスとして登録した口座やクレジットカード・電子マネー情報から、経費明細を自動で取得することができます。

対応していない金融機関や連携したくない事業者がある場合でも、別途、入出金明細のCSVファイルなどをアップロードすることができるので、柔軟な対応が可能です。

 

3. 経路から登録


電車やバスなどの公共交通機関を利用する際に、出発と到着情報を入力すると、運賃を自動計算してくれます。
条件を入力し、検索すると利用経路が複数ヒットするため、該当の利用経路を選択して明細を登録していきます。
領収書の添付等も可能です。

 

4. 領収書一括アップロード


領収書の画像からOCRで読み取って情報を自動入力したり、オペレータに入力してもらう(有料)ほか、
スキャナ(Canon imageFORMULA)と連携して一括で領収書をアップロードすることにより、明細を登録していく方法です。

 

その他、インポートによる登録や、プランによっては日当の自動計算も可能です。

 

③上長の承認:ワークフロー

マネーフォワードクラウド経費では、ワークフロー(承認の流れ)を次のように考え、システムに反映しています。

申請者の属性(申請者の部門・役職など)や申請内容(申請の金額・プロジェクトなど)の様々な要因によってワークフローは異なってくるため、柔軟に設定できるようにする必要がある。

→そこで、承認ルート(誰が承認するか)に分岐ルール(申請者の属性や申請内容により承認ルートを変更させる)を紐づけることにより、柔軟な設定を実現している。

 

承認ルートは、ステップ(誰がどの順番で承認するか)を設定することができて、そこからさらに細かく設定することもできます。
たとえば、【申請者⇒ ステップ1:課長 → ステップ2:部長 → ステップ3:経理】という流れがあったとします。
ステップ1:課長・マネージャー】というように設定し、「課長かマネージャーのどちらかが承認すればステップ2へ」ということもできますし、
「課長もマネージャーも承認しないと差し戻し」というように、自社のやり方に合わせて細かく設定することもできます。

 

色々と細かく設定することができるために、最初の設定に時間を要するかもしれませんが、
しっかりとワークフローを設定することにより、申請→承認を滞りなく行うことが可能になります。

 

④経理担当者の確認・会計処理:マネーフォワードクラウド会計への連動

③のワークフローにより承認された経費のデータは、マネーフォワードクラウド会計と連携することで、仕訳データとして会計に反映させることができます。
他社会計ソフトをお使いの場合も、マネーフォワードクラウド会計の「仕訳エクスポート」機能を利用することで対応可能です。

 

⑤支払額の払い戻し=経費精算

③のワークフローにより承認された経費の精算額は、集計(支払処理)の画面にて管理者が行います。
集計が確定したら、現金精算・銀行振込(振込データ作成、振込API機能を利用する場合)・マネーフォワードクラウド給与との連携などの方法により返金処理を行うことになります。

 

以上、上記②~⑤の流れをマネ―フォワードクラウド経費の利用によって、クラウド上で行っていくことが可能になります。
つまり、出社しなくても、外出先でも経費精算フローを進めていくことができるようになるのです。

 

マネーフォワードクラウド経費を導入して経理業務の効率化を図りましょう!

ここまで、マネーフォワードクラウド経費を利用した経費精算の流れについてご紹介してきました。

これまで経費精算は、領収書類と経費精算書を紙面で提出し、上長や経理担当者の確認と押印でもって承認されるまでに時間がかかっていた、という事業者様もいらっしゃると思います。

また、2024年1月からは、電子帳簿保存法の改正によってクラウド上での領収書保存をされる事業者様も増えていくものとみられます。
 ⇒マネーフォワードクラウド経費の電子帳簿保存法対応についてはコチラ
 ⇒マネーフォワードクラウド経費の料金プランについてはコチラ

この機会に、自社にクラウドシステムを導入されることを検討してみませんか?
本コラムをご覧いただいた事業者様の、経費精算のクラウド対応に乗り出すきっかけとなればと思います。

L&Bバックオフィスサポートでは、皆様の経理に関するお悩みをヒアリングし、お悩みの解決に適したシステム・サービスをご提案させていただいております。
ご相談はいつでも承っておりますので、自社の経理業務を見直す必要があると感じましたら、ぜひご相談ください!

まずはお気軽にお問合せください!

今回は、マネーフォワードクラウド経費についてお話ししてきましたが、いかがでしたでしょうか?
必要に応じて、こういったサービスを利用することで業務の効率化につながる場合がありますので、本コラムを参考に、利用を検討されてみてください。

また、マネーフォワードクラウド会計と連携をして記帳業務を効率化することも可能です。
弊社では、マネーフォワードクラウド会計に関するコラムも掲載しておりますので、そちらもぜひご覧ください!
 ⇒L&Bバックオフィスサポートの過去のコラムはコチラ

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    この記事を担当した専門家
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