【どっちがいいの？】freeeのファイルボックスとMFのクラウドBOXの特徴は？
こんにちは！L&Bバックオフィスサポートです！
今回は、「クラウド上での証憑書類の保存」について徹底解説していきます。
・クラウド上で証憑書類を保存することの意味
・freeeのファイルボックスの特徴
・MF（マネーフォワード）クラウドBOXの特徴
をお伝えしますので、ぜひご覧ください。
目次
クラウド上で証憑書類を保存する意味とは？
背景：電子帳簿保存法の改正
2022年1月1日、電子帳簿保存法という法律に改正が入り、国税関係の帳簿や書類のデータ保存に関して抜本的な見直しが行われました。
実際、現在は2年間の猶予期間中で、本格的に施行されるのは2024年1月1日からになりますが、
この改正により今までの経理スタイルから必須で変えなければならない（義務化された）部分があります。
それは、「電子取引」における証憑書類はデータのまま「要件」を満たす形で保存しなければならなくなったということです。
※電子取引：請求書や領収書などを、紙ではなくメールなどを用いて電子的に受け渡しを行った取引。
※要件：電子取引におけるデータ保存の要件は2つある。
①真実性の確保：保存されたデータが改ざんされていないこと
②可視性の確保：保存されたデータを検索・表示できること
つまり、「メールで送ったりもらったりした書類を紙で印刷して保管をして終わり」という今までの経理スタイルのままでは、2024年1月からは法律違反になり罰則を受けることになってしまうということです。
※電子帳簿保存法（電子取引に関するデータ保存の義務化）については過去のコラムで詳しく解説しておりますので、そちらもぜひご覧ください！
対策：「電子取引」における証憑書類の保存方法
では、罰則を受けないようにするためにはどうしたらよいか？という話になりますが、
その方法は大きく分けて2つあるといえます。
方法１：今の環境でできる範囲で対応
システムなどの導入を検討せず、現在できる範囲で対応していく方法です。
国税庁のQ&Aにて紹介されていた方法です。
①電子データひとつひとつを番号付けし、専用フォルダに保存する（データの名前を連番にするイメージ）
②国税庁HPから索引簿Excelをダウンロードし、番号付けしたファイルの中身を索引簿に記載していく
③国税庁HPから事務処理規程Wordをダウンロードし、自社用に事細かに設定して保存・運用していく
②で可視性の確保、③で真実性の確保がなされます。
しかしながら、データ資料が多ければ多いほど非常に手間がかかりますし、
他の経理業務が楽になるわけでもありません。
方法２：新たなシステムを導入して対応
方法１よりも、手間や事務負担を軽減する方法として、新たなシステムを導入するという手があります。
例えば、クラウド会計ソフトを導入し、付随するシステムを利用することで、データ資料をクラウド上で保存することができます。
具体的には、freeeであれば「ファイルボックス」、MFであれば「MFクラウドBOX」という機能・サービスを利用してデータ資料を保存します。
これらの機能・サービスは、データ資料やスキャナーなどを利用してパソコンに取り込んだ会計資料をクラウド上で保存してくれるだけでなく、
それらの証憑をもとにして仕訳も作成できる、という方法１にはなかった経理業務の効率化が実現されます。
前置きが長くなりましたが、今回はその「ファイルボックス」と「MFクラウドBOX」の双方の特徴を比較する形で紹介していきます。
すでにどちらかのクラウド会計ソフトをお使いの方は、こうした機能・サービスを最大限に活用してもらいたいですし、
クラウド会計ソフトを導入しておらず、電子帳簿保存法の対策もまだできていないという方は、このような対策の方法があることをぜひ知っていただきたいです。
freeeのファイルボックスとMFクラウドBOX。両者の特徴を比較！
それぞれの特徴を、表で簡単に比較してみましょう。
| ファイルボックス | MFクラウドBOX | |
| 利用できる対象者 | freeeを利用している事業者 | すべての事業者 ※MFシリーズ未契約でもOK |
| 利用料金 | 無料 | 無料 |
| 対応している拡張子 | JPEG、GIF、PNG、 PDF、Excel、CSV、Word |
拡張子の制限なし |
| 容量 | スタータープラン：5枚まで 有料プラン：月10GBまで |
制限なし |
| 電子帳簿保存法への対応 | 「スキャナ保存」「電子取引」に対応 ※「電子帳簿等保存」はfreee会計で対応 |
「電子取引」に対応 ※「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」は MFクラウド会計やMFクラウド経費などで対応 |
| 特徴 | ・主にレシート：OCR機能で証憑の内容を自動読取→取引情報を入力 ・スマートフォンやScanSnapからも登録ができる |
・MFクラウド請求書で作成→送付した請求書が自動で保存される ・MFクラウド会計と併用すると、仕訳と証憑を一画面で確認することができる |
このように、両者を比較することで、共通している部分もあれば、両者で異なる部分もあることがわかります。
例えばfreeeであれば、レシートの読み込みもスマートフォンやスキャナーから手軽に行えるという特徴があります。
MFクラウドBOXは他のMFクラウドシリーズを利用していなくても無料で使用することが可能ですが、
他のMFクラウドシリーズと併用することで、さらに経理業務の効率化がはかれるというメリットを兼ね備えています。
どちらも使いこなせるようになれば、来たる電子帳簿保存法の改正にもしっかりと対応していくことができるでしょう。
クラウド会計ソフトに付随する機能・サービスを活かしましょう！
ここまでで、ファイルボックスとMFクラウドBOXとを比較する形でそれぞれ紹介してきました。
これらのサービスを利用してみたい方や、もっと詳しく聞いてみたい方もいらっしゃるのではないでしょうか？
L&Bバックオフィスサポートでは、こうしたクラウド会計ソフトに関するご相談をいつでも承っておりますので、自社の経理業務を見直す必要があると感じましたら、ぜひご相談ください！
まずはお気軽にお問合せください！
今回は、2つのクラウド会計ソフトの証憑書類保存サービスについてお話ししてきましたが、いかがでしたでしょうか？
2023年末で電子帳簿保存法改正の猶予期間が終了するため、これらのクラウド会計ソフトをお使いの方はぜひこの機会にご活用ください！
また、クラウド会計ソフトの導入を迷われている方に向けて、弊社の過去コラムでもクラウド会計ソフトをテーマとして取り上げておりますので、ぜひご覧ください！
⇒L&Bバックオフィスサポートの過去のコラムはコチラ！
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