【会計ソフト選びに迷っている方必見！】クラウド会計の大きなメリット・小さなデメリット
目次
そもそも会計ソフトとは？
会計ソフトとは、仕訳から決算書作成を行うソフトウェアのことです。
近年では、仕訳から決算書作成を行う基本的な機能に加えて、給与計算や年末調整に対応できる機能や確定申告書（主に所得税、消費税）を作成できる機能を持つものもあります。
また、会計ソフトには大きく分けて”インストール型”と”クラウド型”の2種類がありますが、今回は主にクラウド型の会計ソフトについて解説していきます。
まずクラウド会計ソフトを導入するために必要な準備
クラウド型会計ソフトの導入にあたって、事前に以下の準備をすることで、より効率的に使うことができます。
- ①顧問税理士がクラウド型会計ソフトをサポートしているか確認する
- ②データの移行準備をする
- ③使用する勘定科目をピックアップする
- ④連携する銀行口座やクレジットカードのインターネットアカウントを用意しておく
①～④について、ひとつずつ説明していきたいと思います。
①顧問税理士がクラウド型会計ソフトをサポートしているか確認
会計業務を税理士に依頼している場合は、税理士とのデータの共有が必要になります。
クラウド型会計ソフトもサポートしているかどうかを確認しておきましょう。
クラウド型会計ソフトは、インターネット環境さえあれば場所を選ばずに利用することができます。
しかし、ICTの導入が遅れている税理士事務所や会計事務所も存在し、クラウド型会計ソフトでのデータ共有が難しい可能性があります。
②データの移行準備をする
パッケージ型会計ソフトやExcelで作成したデータがある場合、そのデータをクラウド型会計ソフトに移行できれば入力の手間が省けます。
データをインポートする手順を確認し、スムーズに移行できるように準備しておきましょう。
③使用する勘定科目をピックアップする
クラウド型会計ソフトを利用するときは、勘定科目を使いやすいようにカスタマイズしておくのがおすすめです。
例えば、使用する勘定科目のみを表示させたり、用意されていない勘定科目を追加したりすることができます。
あらかじめ使用する勘定科目をピックアップしておきましょう。
④連携する銀行口座やクレジットカードのインターネットアカウントを用意しておく
クラウド型会計ソフトでは、銀行口座やクレジットカードと連携して、自動でデータを取り込むことが可能です。
データ連携に備えて、インターネットバンキングやクレジットカードのウェブ明細の利用申込をし、アカウントを作成しておきましょう。
クラウド会計ソフト6つのメリット
1.外出先でも自宅でもシステム利用OK
そもそもクラウド会計ソフトとは、インターネット経由で会計ソフトを利用するサービスなので、PCへのソフトウェアインストールやサーバ上にシステムを構築する必要はありません。
インターネット環境とPCさえあれば簡単に導入することができるのです。
クラウド会計ソフト以外の環境だと、一般的に「会社、あるいはインストールしたPCでしか利用できない」というのが当たり前だと思います。
しかし、クラウド会計ソフトならインターネット環境とPCさえあればいいので、使用する場所やデバイスを選びません。
経営者は出張先や外出先から会社の経理状況を確認でき、従業員に対しては自宅などから、出社せずに仕事をするリモートワークを提供することができます。もちろんリモートワークを提供しない企業でも様々なメリットが受けられます。
各製品から専用のスマートフォンアプリなどもリリースされているので、業務効率化することは間違いないでしょう。
2.銀行、クレジットカードなどの取引明細を自動で仕訳
皆さんの企業では、商取引における銀行やクレジットカードの取引明細をどのように仕訳していますか？
おそらく、経理担当が取引明細とにらめっこしながら、一つ一つ手作業で管理画面へと打ち込んでいるのではないかと思います。
これがかなり神経を使う業務なので、この仕訳業務を簡素化することができれば、経理担当の業務効率化に繋がり労働生産性がアップするでしょう。
クラウド会計ソフトでは、様々な銀行やクレジットカードにおける取引明細を自動で仕訳できるようになるので、従来のような仕訳業務は必要ありません。
ただし、手形や現金での取引が多い場合は、手作業で入力しなければならないので、この点にそこまでメリットを感じることはないかと思います。
銀行やクレジットカードでの取引が主流ならばかなり大きな業務効率化になりますね。
3.複式簿記知識がなくても操作がカンタン
クラウド会計ソフトと聞くと、「複式簿記などの知識がなければ使用できないのでは？」と考えがちですが、実際そのようなことはありません。
むしろ必要な知識は最低限なものであり、誰でもカンタンに使用できるのが特徴です。
ですので、これまで会計処理を税理士に任せてきた会社でも内製化をすることができるでしょう。
会計処理を内製化することで、会社の経営状況についてより深く知ることができるといったメリットや、税理士にコンサルティングなどのサービスへ注力してもらえるといった二次的なメリットがあります。
4.インターネット経由だから情報共有もカンタン
インターネット経由で利用する会計ソフトだからこそ、情報共有のメリットは最大限に活用すべきです。
例えば、複数拠点を抱えている会社ならば会計ソフトを拠点間で共有することができるので、日次や週次で売上げデータを本社へ送信する必要がなくなります。
本社からしてみても各拠点の状況を、リアルタイムに可視化できるので経営戦略の判断材料とすることができるでしょう。
また、情報共有できるのは組織内だけでなく、顧問税理士など外部ステークホルダーとも共有できます。
特に最近ではクラウド会計ソフトを使用している税理士が多くなってきているので、製品を合わせることでさらに質の良いサービスを受けることができるのです。
5.連携先が豊富でビジネスの幅が広がる
クラウド会計ソフトは銀行やクレジットカードだけでなく、様々な連携先を持っているのであらゆる面で業務効率化を図ることができます。
例えばSuicaといった電子カードなどに対応しているので、外出時の交通費などを瞬時にシステムへと反映させることができます。
その他、ネット通販や請求書作成サービスなど様々な連携先を持っているので、ニーズに合わせてビジネス幅を広げていくことができるでしょう。
6.常に最新のシステムが利用できる
PCにインストールするわけでもなければ、サーバ上にシステムを構築するわけでもないクラウド会計ソフトは、ベンダーが保有するサーバ上で稼働しています。
このため、ユーザーとしては運用管理に一切タッチする必要はなく、ベンダーに一任している状態です。
したがって、これまで面倒だったバージョンアップへの対応は皆無。何もしなくても常に最新のシステムを利用することができます。
これまでサーバ上で会計ソフトを稼働して運用管理していた会社にとっては、負担の大きい業務を一気にゼロにできるので、かなり大幅な業務効率化が期待できます。
クラウド会計ソフト2つのデメリット（というより誤解）
1.毎月費用がかかるからコスト増になる…
インストール型やサーバ上に構築する会計ソフトにかかるコストはパッケージ購入時のみ！
一方、クラウド会計ソフトでは毎月費用が発生するのでコスト増になるから導入したくない…
確かにクラウド会計ソフトは、毎月のランニングコストがあるので、一見してコスト増になってしまうと考えがちですね。
しかし、これが最も誤解されている点でもあります。
【コストパフォーマンスはかなり高い】
まずインストール型などの会計ソフトは、1度しかコストがかからないという点ですが、既にこの時点から誤解があります。
製品自体を購入する際は1度きりのコストですが、その後の運用管理を忘れてはいけません。
バージョンアップ対応や障害発生時に対応、バックアップなど様々な業務が発生します。
そしてそこには必ず”人件費という“見えないコスト”がかかっているので、しっかりとしたランニングコストが存在するのです。
これに対し、クラウド会計ソフトでは月額費用は発生するものの、運用管理が不要なため大幅な業務効率化につながっています。
つまりランニングコストに見合ったメリットがしっかりとあるのです。
また、月額利用料という形でコストが目に見えているのでクラウド会計ソフトに対する費用対効果も測定しやすいでしょう。
こうしたいくつかの点から、クラウド会計ソフトの方が従来の会計ソフトよりもコストパフォーマンスに優れていると言えます。
2.クラウドサービスってセキュリティに不安が…
クラウド会計ソフトから生成される会計データは社内ではなく、ベンダーが管理するサーバ上で保管されることになります。
「データが社外へ出てしまう。しかもインターネット経由で」という事実にセキュリティ面に弱いのでは？と考える方が多いようです。
しかし実は、これも大きな誤解でした。
【自社独自のセキュリティ体制よりも安全】
まずクラウド会計ソフトを始めとした多くのクラウドサービスでは、セキュリティ面にかなり気を配っています。
「顧客データを預かる」というサービスの特性上当然のことですね。
SSL暗号化通信といったスタンダートなセキュリティはもちろん、複数のセキュリティ認証をクリアしていたり、複数データセンターに分散管理していたりと、かなり堅牢なセキュリティ体制を敷いています。
このため、実は自社独自にセキュリティ体制を敷くよりも安心なケースが少なくないのです。
「我が社のセキュリティ体制は万全だ」と言える企業はどれだけいるでしょうか？
むしろ中小企業などはセキュリティへの対応が後回しになりがちで、十分な対策を取れていないことが多いと思います。
2016年に入りサイバー攻撃が増加している状況下では、クラウド会計ソフトを導入することが自然とセキュリティ対策にもなるということなのです。
また、複数データセンターへ分散処理してくれているおかげでBCP(事業継続計画)対策にもなりますね。
日本は地震などの自然災害によっていつ事業継続が難しくなるかわからない状況なので、この点もセキュリティで評価すべきポイントです。
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まずはお気軽にお問い合わせください！
今回はクラウド会計についてお話させて頂きました。
- クラウド導入支援サポート – L&Bバックオフィスサポート (yoshida-zeimu.jp)
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また、些細な悩みで構いませんので、まずはお気軽にご相談ください！
この記事を担当した専門家
L＆Bヨシダ税理士法人・株式会社L＆Bコンサルティング
経営支援部統括マネージャー
韮澤 博貴
保有資格
専門分野経営支援・経理コンサルティング
経歴2021年10月入社
