【業務改善の第一歩】ペーパーレス化をして業務を早く!効率的に!
あまり進んでいないペーパーレス化
業務改善や経費削減の方法としてペーパーレス化が進められてきたのは最近ではありません。
しかし、ペーパーレス化によって効率化が図れた会社もあれば、逆に無駄に時間がかかってしまったり、
そもそもペーパーレス化を出来ていない会社もあると思います。
その理由の1つに、ペーパーレス化の理解が不十分なことが挙げられます。
ペーパーレス化のメリット、デメリットをしっかりと理解し、効率化できるところからしていくようにしましょう。
紙媒体からデータに変えるものを選択
ペーパーレス化の失敗例としては、
社内の資料全てをデータにしようとすることです。
もちろん全ての資料を”簡単”にデータに変換することができれば業務効率は図れるでしょう。
しかし、実際は、紙媒体の書類をスキャンしてデータにする作業が必要になると思います。
これでは逆に非効率になってしまい、今まで以上に時間が掛かってしまう場合が少なくないでしょう。
ペーパーレス化の基本としては、データ管理するものを選択することです。
選択する基準をいくつか確認していきましょう。
データ化するもの
・長期間保存が必要なもの
・随時更新が必要なもの
・複数人で確認する場合があるもの
法律や社内規則などで長期間保存が必要なものは、保存スペースが膨大になる場合があるので
データ化することにより業務の効率化を図りやすいと思います。
また、検索などもできる場合が多いので、資料を探す時間が大きく削減できるでしょう。
随時更新が必要になるものや複数人が確認するものは、紙をその都度印刷するよりもデータ上で確認するほうが効率的でしょう。
データ化をする必要がないもの
・その時しか使用しないもの
・重要性が低いもの
その時しか使用しない書類をデータ化しても、データ化する時間が無駄になってしまう可能性があります。
また、余計なデータが増えることによって必要なものを探す際に邪魔になってしまう場合があります。
ペーパーレス化を理解し、業務の効率化を!
今後、インボイス制度や電子帳簿保存法が施行されるので、データでの保管の方が楽になる場合が多いと思います。
その時のために備え、まだペーパーレス化をしていなかったり、再度紙媒体に戻してしまった方は、今からでもペーパーレス化を行うことをおすすめします!
弊社もペーパーレス化に取り組んでいますので、ペーパーレス化をお考えの方はいつでもご相談ください!
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