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【わかりやすく解説】請求書発行代行は何をしてくれるの?

 

請求書発行代行って?

請求書の発行を手作業で行うと、請求書の印刷、封入作業、郵送とかなり手間がかかります。この手間を効率化してくれるのが請求書発行代行です。請求書発行代行は、二通りの方法があります。一つ目は、代行業者や会計事務所などにアウトソーシングする方法です。二つ目は、請求書発行システムを利用する方法です。以下から、それぞれの方法について解説していきます。

代行業者によるアウトソーシング

代行業者に請求データを渡して、請求書の印刷・封入作業・郵送業務を一貫して代行してもらいます。

請求書の発行システムを利用

請求書発行システムを使って請求書を作成し、作成した請求書を簡単な操作で印刷・郵送を代行してもらうことができます。

 

請求書発行代行のメリット

続いて請求書発行代行を利用することのメリットを4つ紹介いたします。

①業務の効率化

業者へのアウトソーシングの場合、請求書発行までの工程は請求データの受け渡しのみであるため、作業工程と作業時間を格段に減らすことができます。

請求書発行システムを使う場合でも、請求書を簡単に作成することができ、そこから印刷・郵送を手軽な操作で依頼できるため、業者へアウトソーシングする場合と同様に作業工程と作業時間を削減できます。

さらにインサーターや封筒の管理場所が不要になるため、そのスペースを別の業務に活用できるようになります。

②コスト削減

作業時間の削減により、人件費削減に繋げることができます。

インサーターが不要になるため、それにかかる維持費や消耗品費を削減することができます。

③セキュリティの向上

請求書発行代行を専門に行っている業者は機密情報の漏洩対策を厳重に準備しているところが多いためセキュリティの向上に繋がります。

④ヒューマンエラーの削減

請求書発行システムは簡単な操作で請求書発行作業ができるためヒューマンエラーを削減することができます。

例えば、定期的に請求書を発行している支払先に対して自動生成する機能があるシステムもあります。
このようなシステムを利用すると、請求書の発行漏れを防ぐことができます。

またメールで請求書を送信する際も、1通1通ファイルをメール添付することなく、送信したい請求書を選択し、宛先を確認するだけで、まとめてメール送信することができる機能を備えるものがあります。これにより、ファイル添付をより速く漏れなく行うことができます。

 

請求書発行代行導入時のポイント

このように請求書発行代行を利用することは、作業効率だけでなく、コストの面でもメリットがあります。

作業効率・コストカットの効果を最大限にするために請求書発行代行を導入するときのポイントについて3つご紹介します。

①情報共有

請求書発行業務を行っている社員と情報共有をしておくことが重要です。情報共有を徹底することで請求書発行代行への切り替えがスムーズになります。

特に個別対応をしていたところは念入りに確認し、請求書発行代行を利用したことでミスが起こることがないようにしなければなりません。

②自社に規模・価格が合っているか

コスト削減になるとアウトソーシングを導入したにもかかわらず導入前よりもコスト高となる可能性もあります。使用予定の請求書発行代行が自社の規模に適しているかを確認した上で、料金プランが割高になっていないか確認する必要があります。

③急な変更に対応できるか

アウトソーシング先によっては、「請求書データを発行直前に差し替える」などの急な変更が難しいこともあります。

急な変更が多々想定される場合は、代行業者ではなく請求書の発行システムを利用するなど、自社の事情に合わせて選びましょう。

 

弊社では、請求書の発行から支払管理、さらに会計システムとも連動できるクラウドシステムの導入サポートを行っております。

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