【経営者必見】DXで経理業務に革命を！
目次
DXとは？
皆様はDXという言葉をご存じでしょうか？
DXとは、デジタルトランスフォーメーションという言葉の略語になります。
このDXは、「IT技術の浸透が人々の生活をあらゆる面で豊かにする」とスウェーデンの大学教授により定義されたものです。
もともとは大学の学問で論じられてきたDXですが、近年はビジネスにおける用語として語られるようになってきました。
DXのビジネスにおける解釈ですが、主なものとしては「デジタル技術の活用を促進し新たなビジネスモデルを構築する」ということが定義されていると考えられます。
では、このDXを経理業務に導入するとなるとどのようなことを意識すればいいのでしょうか？
今回はDXと経理業務について解説していきます。
経理業務におけるDXの具体例とは？
まずは、DXが経理業務に導入されるとどうなるのか、具体例を見ていくことにしましょう。
経費精算のデジタル化
経費に使ったお金をその都度精算するのは面倒ではないでしょうか？
消耗品の購入やタクシー代のレシートなど毎日かかる経費や出張した従業員のまとまったレシートを人の目で確認・精算を行うのは時間がかかります。
その経費精算に1日あたり1時間かかっていたとしたら年間200時間は経費精算に時間を取られることになるでしょう。
そこで、この経費精算の時間を解消するのがスマートフォンでの経費精算システムです。
これはスマートフォンのカメラで撮影したレシートを経費精算のシステムにアップロードすることで自動でデータ化し、経理システムの業務フローに組み込むことで大幅な工数削減につながります。
このシステムでは、撮影者側ではレシートの撮影と補足事項を入力するだけ、経理担当者側ではシステムから送信されたデータを経理業務に入力するだけになります。システムの中には自動で入力するものもあるようです。
そのシステムを採用すれば面倒な確認作業のほとんどが削減できることになります。
決算処理のリモートワーク
2020年からのコロナ禍において、一気に導入が進んだのがリモートワークでしょう。
しかし、以前は紙での請求書や領収書が多く、手作業での確認や複数のシステムに組み込んでいると経理について必要な数字を集計できないという事態になることもあったようです。
そのため経理担当者だけはなかなかリモートワークが進まないといった企業も多くありました。
そこで、経理のリモート化を促進するのが複数システムの自動連携機能です。
例えば、部門が営業・人事・経理と分かれていて、それぞれ販売・給与・請求といった異なるシステムを運用していたとしても自動連携機能を使えば、決算の数値のみならず各部門での数値を一つのシステムから引き出すことも可能です。
また、このシステムに自宅からアクセスすることができるようにすることで、経理担当者のリモートワークが可能になるのです。
ここまで経理におけるDXの導入例を挙げてきましたが、いかがでしたでしょうか？
確かに経理業務の効率化には繋がるかもしれないが導入が大変そうと思われた方もいらっしゃるのではないでしょうか？
次からはDXの導入ステップを解説していきます。
経理業務におけるDXの導入手順
ペーパーレスを目指す
データの入力から確認までをペーパーレスで行うのが最初のステップです。
社外のシステムとの連携はまだ難しいため、社内で効率化できることは効率化していきましょう。
経費精算システムを導入するのはペーパーレス化が進みやすいため、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
データの自動連携機能を使用する
複数のシステムを自動で連携できるようにすることが二つ目のステップになります。
社内に複数の部門があるとそれぞれの部門で使用しているシステムが異なりますが、他の部門からの求めがあったときに自動で連携がされていると、システム担当者間のやり取りが少なくなります。
異なるシステム間のデータ移行時における入力ミスも、自動連携機能を使用することでゼロにすることができます。
合わせて、毎月の自動入力設定などもしておくことで経理業務にあたって必要な作業は突発的な処理と確認作業のみになります。
必要な数値をすぐ出せる
上記の二つ目のステップを踏まえ、必要な情報を一つのシステムに集約することで経営者にとって必要な情報をすぐみられる状態にしておくのが三つ目のステップです。
管理者・経営者の立場から見ても一つのシステムにまとまっていれば一括で確認することができ、非常に効率的になります。
また、リアルタイムで数字を確認できるようになることで経営判断が遅れることもなくなり経営改善につながります。
ここまで導入できれば経理業務にかかる負荷はかなり軽減されることになり、担当者の完全リモートワークも可能になるでしょう。
経理業務にDXを導入するために
現状として、経理業務へのDX導入はまだまだ進んでいない状況です。
その大きな理由は、管理部門が売上にそれほど貢献していないと考えられていることがあげられます。
また、経理業務が属人性の高い業務であることから、現状で機能していればそれでよしとする経営者も多いようです。
しかし、世界では業務の効率化や生産性の向上のため、経理業務にDXを導入する企業が増えているようです。
そうして複数の部門から管理部門に集まった情報を経営に活かすことで、管理部門が売上に貢献するように仕組みをつくることがDXを経理業務に導入する大義といえそうです。
まずはご相談ください！
弊社ではDXを積極的に導入しております。
お客様からお預かりする資料はデータ化し、そのデータをもとに業務を行っております。
従業員のほとんどが週の半分以上リモートワークを行い、それぞれの業務に集中できるような環境を整備しております。
また、お客様の情報は一つのシステムで確認できるよう管理を徹底し、お客様への対応が属人化しないような仕組みを整えております。
お客様の中には弊社とシステムを連携し、紙の領収書や請求書を送付する作業や取引内容をその都度Excelに入力する作業が無くなった方もいらっしゃいます。
ぜひ皆様も経理業務にDXを導入してみませんか？
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